Whistleblower-Regelung bei Gibotech
Wenn Sie einen Verdacht oder Kenntnis von tatsächlichen oder potenziellen Verstößen bei Gibotech melden möchten, können Sie unser Whistleblower-Verfahren nutzen.
Gibotech hat ein Whistleblower-System eingerichtet, das Ihnen als Lieferant, Kunde oder Geschäftspartner die Möglichkeit bietet, tatsächliche oder potenzielle Verstöße zu melden, die bei Gibotech stattgefunden haben, stattfinden oder voraussichtlich stattfinden werden.
Ziel dieser Regelung ist es, sicherzustellen, dass Sie Missstände melden können, ohne Drohungen, Repressalien oder andere negative Folgen befürchten zu müssen. Wenn Sie das Whistleblower-Verfahren nutzen, ist Ihnen daher Schutz garantiert.
Jeder, der bei Gibotech Missstände melden möchte, kann das Whistleblower-Verfahren in Anspruch nehmen.
So melden Sie sich an
Sie melden dies über das Whistleblower-System von Gibotech.
Bei der Meldung haben Sie die Möglichkeit, einen sogenannten „sicheren Briefkasten“ einzurichten. Über diesen Briefkasten können Sie weitere Unterlagen einreichen, die sich auf Ihre Meldung beziehen. Der Briefkasten kann auch genutzt werden, falls der Whistleblower-Ausschuss Kontakt mit Ihnen aufnehmen muss.
Die gesamte Kommunikation über den sicheren Briefkasten ist anonym.
Wenn Sie ein sicheres Postfach einrichten, ist es wichtig, dass Sie den für Sie generierten Link speichern. Es ist nicht möglich, den Link nachträglich wiederherzustellen.
Sie können sich auch dafür entscheiden, Ihre Meldung über das Whistleblower-System der Datenschutzbehörde einzureichen, damit die Meldung zunächst bei einer neutralen Stelle eingeht.
Was kann gemeldet werden?
Im Rahmen der Whistleblower-Regelung können Sie Folgendes melden:
- Strafbare Handlungen wie beispielsweise Betrug, Unterschlagung, Veruntreuung, Bilanzfälschung, Bestechung, Korruption, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Urkundenfälschung, Hacking, Datenbetrug, Abhören und Aufzeichnen von Gesprächen zwischen anderen,
- Verstöße gegen Wettbewerbs- und Vergabevorschriften,
- jede Form von Erpressung,
- schwerwiegende oder wiederholte Verstöße gegen das Arbeitsschutzrecht,
- schwerwiegende Verstöße gegen Umweltvorschriften und Umweltverschmutzung,
- schwerwiegende oder wiederholte Verstöße gegen wesentliche interne Richtlinien und Vorgaben bei Gibotech,
- schwerwiegende Konflikte am Arbeitsplatz; zum Beispiel schwerwiegendes Mobbing, Schikanen, Diskriminierung, körperliche Gewalt, Drohungen und sexuelle Übergriffe,
- schwere Schikane, beispielsweise aufgrund von Rasse, Geschlecht, Hautfarbe, Sprache, Vermögensverhältnissen, nationaler oder sozialer Herkunft, politischer oder religiöser Zugehörigkeit.
Was darf nicht gemeldet werden?
Das Whistleblower-Verfahren dient als Ergänzung zum üblichen Dialog zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten oder zwischen Gibotech und externen Parteien.
Sie können daher Folgendes nicht über das Whistleblower-System melden:
- persönliche Unzufriedenheit, darunter: Gehaltsfragen, Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, Verstöße gegen die Rauch- oder Alkoholrichtlinien, krankheitsbedingte Fehlzeiten usw.,
- sonstige Angelegenheiten, darunter Personalangelegenheiten, geringfügige Verstöße gegen die internen Richtlinien von Gibotech, Beschwerden über das Verhalten anderer Mitarbeiter oder mangelnde Kompetenzen; einschließlich Informationen über weniger schwerwiegende Konflikte und Meinungsverschiedenheiten am Arbeitsplatz.
Der Whistleblower-Ausschuss kann Meldungen, die nicht in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen, zurückweisen und ist nicht verpflichtet, diese an eine andere Behörde weiterzuleiten.
Bearbeitung von Meldungen
Ihre Meldung wird vom HR-Koordinator von Gibotech entgegengenommen, der den Inhalt entweder genauer prüft oder entscheidet, dass sie zurückgewiesen oder zu den Akten gelegt wird.
Fällt die Meldung unter die Whistleblower-Regelung, muss sie vom Whistleblower-Ausschuss behandelt werden. Der Ausschuss führt eine Untersuchung der Meldung und des Sachverhalts im Allgemeinen durch.
Betrifft die Meldung eine oder mehrere Personen aus dem Whistleblower-Ausschuss, werden diese Personen von der Untersuchung ausgeschlossen, und andere treten an ihre Stelle.
Als Meldender erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung eine Bestätigung. In der Regel erhalten Sie innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung, doch in besonderen Fällen kann es erforderlich sein, die Frist auf sechs Monate zu verlängern.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Die personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit dem Meldeportal des Whistleblower-Systems verarbeitet werden, werden nur so lange gespeichert, wie es für die Untersuchung der Meldung und die Einleitung geeigneter Maßnahmen erforderlich ist, es sei denn, es liegt ein anderer rechtmäßiger Grund für eine längere Speicherung der Daten vor.
Personenbezogene Daten werden nach Abschluss der Voruntersuchung gelöscht, wenn sich herausstellt, dass die Meldung unbegründet ist.
Wird aufgrund einer Meldung eine eigentliche Untersuchung eingeleitet, werden die personenbezogenen Daten innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss der Untersuchung gelöscht. Begründete Meldungen, die Informationen enthalten, die zu arbeits-, zivil- oder strafrechtlicher Haftung führen können, werden bis zum Abschluss der jeweiligen Verfahren/Klagen gemäß den Anforderungen des geltenden Rechts aufbewahrt.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Whistleblower-Meldungen, bei denen die EU-Verordnung 2016/679 („DSGVO“) unmittelbar gilt, muss allen DSGVO-Richtlinien entsprechen, einschließlich einer angemessenen Information aller betroffenen Personen über die Datenverarbeitung, der Angabe der einschlägigen Rechtsgrundlage, der Speicherung personenbezogener Daten für einen bestimmten Zeitraum und der Wahrung der in der DSGVO festgelegten Rechte in Bezug auf die Daten.
Im Übrigen wird auf die allgemeine Datenschutzerklärung von Gibotech verwiesen.
Hast du Fragen?
Wenn Sie Fragen zur Whistleblower-Regelung von Gibotech haben, wenden Sie sich bitte an unseren HR-Koordinator unter hr@gibotech.dk.