Whistleblowerordning hos Gibotech

Gibotech har etab­leret en whist­le­blower­ordning, der giver dig som leve­randør, kunde eller samar­bejds­partner mulighed for at indbe­rette faktiske eller poten­tielle over­træ­delser, der har fundet, finder eller sand­syn­ligvis vil finde sted hos Gibotech.

Formålet med ordningen er at sikre, at du kan indbe­rette forholdene uden at frygte trusler, repres­salier eller andre negative konse­kvenser. Når du bruger whist­le­blower­ord­ningen, er du derfor sikret beskyttelse.

Alle, der vil indbe­rette forhold hos Gibotech, kan gøre brug af whistleblowerordningen.

Sådan indbe­retter du

Du indbe­retter via Gibotechs whistleblowerordningen.

Når du indbe­retter, har du mulighed for at oprette en såkaldt ”Sikker post­kasse”. Du kan bruge post­kassen til at sende yder­ligere doku­men­tation, der vedrører din indbe­retning. Postkassen kan også bruges, hvis whist­le­blower­ud­valget har brug for at komme i kontakt med dig.

Al kommu­ni­kation gennem den sikre post­kasse er anonym.

Når du opretter en sikker post­kasse, er det vigtigt, at du husker at gemme linket, der bliver gene­reret til dig. Det er ikke muligt efter­føl­gende at gendanne linket.

Du kan også vælge at indbe­rette via Datatilsynets whist­le­blower­ordning, så indbe­ret­ningen i første omgang lander hos en neutral part.

Hvad kan indberettes?

Du kan indbe­rette følgende under whistleblowerordningen:

• strafbare forhold, som for eksempel bedrageri, underslæb, misbrug af aktiver, regn­skabs­ma­ni­pu­lation, bestik­kelse, korruption, hvidvask og terrorfinansiering,
• doku­ment­falsk, hacking, data­bed­rageri, aflytning og opta­gelse af samtaler mellem andre,
• brud på konkur­rence og udbudsregler,
• alle former for afpresning,
• alvorlige eller gentagne brud på arbejdsmiljølovgivningen,
• alvorlige brud på miljø­regler og miljøforurening,
• alvorlige eller gentagne brud på væsentlige interne poli­tikker og retnings­linjer i Gibotech,
• alvorlige konflikter på arbejds­pladsen; for eksempel grov mobning, chikane, diskri­mi­nation, fysisk vold, trusler og seksuelle krænkelser,
• grov chikane, eksem­pelvis på grund af race, køn, farve, sprog, formu­e­forhold, national eller social oprin­delse, politisk eller reli­giøst tilhørsforhold.

Hvad kan ikke indberettes?

Whistleblowerordningen er et supplement til den normale dialog mellem medar­bejder og leder eller Gibotech og eksterne parter.

Du kan derfor ikke indbe­rette følgende via whistleblowerordningen:

• personlige util­freds­heder herunder; lønforhold, samar­bejds­van­ske­lig­heder, over­træ­delse af ryge- eller alko­hol­po­litik, syge­fravær mv.,
• øvrige forhold, herunder HR-forhold, mindre over­træ­delser af Gibotechs interne retnings­linjer, klager over andre medar­bej­deres adfærd eller mang­lende kompe­tencer; inklusiv infor­mation om mindre alvorlige konflikter og uove­r­ens­stem­melser på arbejdspladsen.

Whistleblowerudvalget kan afvise indbe­ret­ninger, der ikke er omfattet af lovens anven­del­ses­område, og er ikke forpligtet til at vide­re­sende disse til anden myndighed.

Håndtering af indberetning

Din indbe­retning modtages af Gibotechs HR Coordinator, som enten under­søger indholdet nærmere eller beslutter, at det skal afvises eller henlægges.

Er indbe­ret­ningen omfattet af whist­le­blower­ord­ningen, skal den behandles af whist­le­blower­ud­valget. Udvalget fore­tager en under­sø­gelse af indbe­ret­ningen og sagen i øvrigt.

Omhandler indbe­ret­ningen én eller flere af perso­nerne fra whist­le­blower­ud­valget, udelukkes den eller de personer fra under­sø­gelsen, og andre træder i deres sted.

Som indbe­retter modtager du en bekræf­telse inden for syv dage efter modta­gelse af din indbe­retning. Du modtager som udgangs­punkt feedback inden for tre måneder, men i særlige tilfælde kan det være nødvendigt at forlænge tids­fristen til seks måneder.

Behandling af personoplysninger

De persondata, som hånd­teres i forbin­delse med whist­le­blower­ord­ningens indbe­ret­nings­portal, opbe­vares alene i den periode, der er nødvendigt for at undersøge indbe­ret­ningen og træffe passende tiltag, medmindre der findes en anden lovlig grund til en længere opbe­varing af data.

Persondata slettes efter afslut­ningen af den indle­dende under­sø­gelse, hvis det viser sig, at indbe­ret­ningen er grundløs.

Hvis en egentlig under­sø­gelse iværk­sættes på basis af en indbe­retning, slettes persondata indenfor to måneder efter under­sø­gelsens afslutning. Begrundede indbe­ret­ninger, som inde­holder infor­mation, der kan føre til ansæt­tel­ses­retligt, civil­retligt eller straf­fe­retligt ansvar, opbe­vares indtil afslutning af de respektive processer/sagsanlæg i henhold til kravene i den pågæl­dende lov.

Bearbejdning af persondata med relation til whist­le­blowe­rind­be­ret­ninger, hvor EU Regulativ 2016/679 (”GDPR”) finder direkte anven­delse, skal over­holde alle GDPR-retnings­linjer, herunder tilstræk­kelig infor­mation til alle berørte personer om data­be­hand­lingen, oplysning om den rele­vante lovhjemmel, opbe­varing af persondata i en specifik periode og respekten om rettig­heder til data, som fremgår af GDPR.

Der henvises i øvrigt til Gibotechs gene­relle person­da­ta­po­litik.

Har du spørgsmål?

Har du spørgsmål, der vedrører Gibotechs whist­le­blower­ordning, kan du kontakte vores HR Coordinator på hr@​gibotech.​dk.